GFI MailArchiver for Exchange

Archivierung und Postfach-Management für alle Firmen-E-Mails

GFI MailArchiver for Exchange ist eine benutzerfreundliche Lösung zur Archivierung elektronischer Post, mit der sich alle internen und externen Firmen-E-Mails zentral sichern lassen. Sämtliche Korrespondenz kann in einer oder mehreren Microsoft SQL-Datenbanken archiviert werden. Sowohl Netzwerkadministratoren als auch Anwender profitieren mit GFI MailArchiver von zahlreichen Vorteilen.

Für Systemverantwortliche gehört die aufwendige Verwaltung von Outlook PST-Dateien der Vergangenheit an:

• keine Probleme mehr mit fehlerhaften PST-Dateien und deren umständlicher Wiederherstellung
• kein PST-Datenverlust im Fall von Hardware-Problemen bei Arbeitsplatzrechnern
• keine zeitraubende Sicherung von PST-Dateien für jeden einzelnen Anwender-PC

Mitarbeiter hingegen können E-Mails eigenständig verwalten:

• standortunabhängiger Abruf von Nachrichten per Internet-Browser
• einfache Wiederherstellung von E-Mails im Benutzer-Posteingang per "OneClick Restore"-Funktionalität – kein aufwendiges Abrufen von Sicherungskopien auf Datenbändern oder Festplatte durch den
• Administrator

Nicht zuletzt hilft GFI MailArchiver Unternehmen, gesetzliche Archivierungsanforderungen leichter zu erfüllen (z. B. die deutschen GDPdU oder den Sarbanes-Oxley Act).

Funktionen

Keine Änderungen am Exchange E-Mail-System
GFI MailArchiver for Exchange nutzt die Vorteile der Journaling-Funktion von Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Andere Lösungen zur E-Mail-Archivierung ersetzen lediglich die Mitteilungen mit Links zu ihrer Datenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. GFI MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der Microsoft-Lösung ein.

Weniger Administration durch Speicherung in einer standardmäßigen SQL-Datenbank
Alle E-Mails werden in einer standardmäßigen SQL-Datenbank gespeichert und können somit problemlos per Backup gesichert und wiederhergestellt werden. Spezielle Backup-Tools für Exchange sind hierfür nicht erforderlich.

Unterstützung mehrerer Datenbanken mit automatisierter Verwaltung
Archivieren Sie Mitteilungen in mehreren Datenbanken, um den Einsatz einer einzigen Datenbank, die mit einer wachsenden Anzahl von Einträgen immer langsamer wird und häufiger gewartet werden muss, zu vermeiden. GFI MailArchiver ermöglicht es Ihnen, E-Mails nach Ablauf einer bestimmten Zeit (z. B. einem Monat oder Vierteljahr) automatisch in einer neuen Datenbank zu sichern.

Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails
GFI MailArchiver komprimiert und entpackt Anhänge sofort automatisch. Verglichen mit der Sicherung von Anhängen in den Exchange-Informationsspeichern lässt sich somit sehr viel Speicherplatz sparen. In einer SQL-Datenbank archivierte E-Mails nehmen bis zu 80 % weniger Platz ein als in PST-Dateien. Die Verwendung von SQL Server hat gegenüber Exchange auch den Vorteil, dass Ihnen eine umfangreichere Auswahl an Komprimierungs- und Backup-Tools mit leistungsfähigeren Funktionen zur Verfügung steht. Zudem wird weiterer Speicherplatz gespart, indem GFI MailArchiver bei Anhängen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, übergreifend nur eine Kopie archiviert.

Leistungsoptimierung durch Entlastung des Exchange-Servers
Werden sämtliche E-Mails eines Unternehmens auf dem Exchange-Server gespeichert, führt dies allmählich zu einer Verlangsamung der E-Mail-Kommunikation. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in eine SQL Server-Datenbank halten Sie die Exchange-Informationsspeicher kompakt und die Exchange-Performance auf höchstem Niveau.

Archivierung aller E-Mails per MS SQL-Datenbank
GFI MailArchiver bietet die Möglichkeit, die E-Mail-Korrespondenz mehrerer Standorte eines Unternehmens abzurufen, um sie dann zentral zu archivieren. Firmen mit Niederlassungen in den USA, Großbritannien und Australien können beispielsweise den Standort in den USA für die zentrale Mitteilungsspeicherung auswählen.

Autorisierter Zugriff auf E-Mails einer Active Directory-Gruppe
Befugte Anwender können über GFI MailArchiver auf sämtliche E-Mails einer bestimmen Active Directory-Gruppe zugreifen. Ein Vertriebsleiter hätte somit die Möglichkeit, Einsicht in sämtliche Mitteilungen zu nehmen, die von Mitarbeitern seiner Abteilung empfangen oder verschickt wurden.

Einfache Durchsetzung von E-Mail-Richtlinien
Die zentrale Speicherung von E-Mails erlaubt es Ihnen, Unternehmensmitteilungen nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen um sicherzustellen, dass interne E-Mail-Richtlinien eingehalten werden.

Unterstützung für weitere E-Mail-Server
Neben Microsoft Exchange Server kann GFI MailArchiver auch Mitteilungen von anderen E-Mail-Servern abrufen, die Active Directory und IMAP unterstützen.

Keine Probleme mit PST-Dateien mehr
Dank GFI MailArchiver for Exchange müssen Anwender nicht länger Ihre E-Mail-Korrespondenz in lokal gespeicherten PST-Dateien von Microsoft Outlook archivieren. Der Umfang von PST-Dateien wird im Laufe der Zeit immer größer, und die Dateien lassen sich dadurch schwerer sichern und durchsuchen. Zudem ist eine korrekte Verwaltung nicht sehr einfach. Mit GFI MailArchiver können Anwender über die Web-basierte Suchoberfläche alte Mitteilungen rasch aus der SQL-Datenbank abrufen – das zeitaufwendige, manuelle Durchsuchen von PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an!

Unterstützung bei Erfüllung des Sarbanes-Oxley Act und der deutschen GDPdU
Gemäß den Richtlinien, die vom Sarbanes-Oxley Act 2002 und von der US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC festgelegt wurden, müssen z. B. Aktiengesellschaften nachweisen können, dass ihre internen Kontrollsysteme und Audit-Trails zuverlässig sind und die Korrektheit der gesammelten Daten problemlos feststellbar ist. Ähnliche Bestimmungen gelten im Rahmen der deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Unternehmen sind beispielsweise durch den Sarbanes-Oxley Act dazu verpflichtet, alle erstellten, verschickten oder empfangenen Mitteilungen, die Wirtschaftsdaten und Kontrollergebnisse enthalten, mindestens sieben Jahre aufzubewahren und haben dafür zu sorgen, dass diese Daten nicht gelöscht oder verändert werden können. Hierzu gehören auch elektronisch gespeicherte Unterlagen wie E-Mails, die in Zusammenhang mit Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Personen stehen, die für Wirtschaftsprüfungen relevant sind. Ein Verstoß gegen diese Regelungen wird strafrechtlich verfolgt und kann mit einer Haftstrafe von bis zu 10 Jahren geahndet werden.

Hilfe bei der Einhaltung weiterer Archivierungsrichtlinien und -gesetze
GFI MailArchiver unterstützt Sie zudem bei der Erfüllung folgender Archivierungsrichtlinien und -gesetze: Schweizerisches Obligationsrecht Art. 957, E-Comm Act 2000 und Enterprise Act 2002 (GB), BS7799-2:2002 (Spezifikation für ISM-System), Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999; Italien) u. v. m.

Festlegung von Archivierungsausnahmen für einzelne E-Mail-Anwender
Falls notwendig, kann GFI MailArchiver auch Mitteilungen an und von bestimmten Anwendern ignorieren.

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